کشف ارزش واقعی گفتگو در بازخورد موثر

 

بخش بزرگی از عادلانه بودن فرایند مدیریت عملکرد بر توانایی مدیران برای مربیگری موثر متمرکز است.
درمحیط کنونی، از آنجایی که افراد با فشارهای کاری و وظایف شخصی زیادی روبرو می شوند، کلید موفقیت مدیریت عملکرد تنها بر اندازه گیری کمیت نیست، بلکه تمرکز بر کیفیت و بحث های منظم در مورد بازخورد و بررسی های نظارتی عملکردی تمرکز اصلی در این فرایند را تشکیل می دهد.

بهترین تجارب نشان داده که مدیران باید حداقل بصورت ماهانه یا حتی بیشتر بحث های مداومی با کارکنان خود در رابطه با توسعه داشته باشند. اما این بحث ها تنها زمانی ارزشمند است که بر توسعه و قابلیت اجرایی آنها متمرکز گردد. کشف ارزش واقعی گفتگوها در بازخورد موثر، وابسته به تجهیز مدیران به ابزارهای مناسب برای کمک به ایجاد قابلیت های مورد نیاز مربیگری در خود نهفته است.

برای مثال، در یک مرکز رتبه بندی پیشرو، گروهی از رهبران جهانی در یک برنامه رهبری شرکت کردند که تمرکز آن بر تغییر طرز فکر و رفتار ایشان حول مهارت های مربیگری و ارائه بازخورد بود. در این فرایند رهبران بطور قابل توجهی به اعتماد به نفس بالاتری در توانایی های خود در امر مربیگری دست یافتند. همچنین این برنامه متمرکز بر ارائه بازخورد دلسوزانه، مبتنی بر نقاط قوت و در طول بازه زمانی یکساله داشت.

بحث های مداوم در رابطه با توسعه راهی حیاتی برای جلب شنیدار موثر کارکنان و بازگرداندن آنها به مسیر ارائه ایده در توسعه افراد است. بر اساس تحقیقات ما، در بین شرکت کنندگانی که سازمان هایشان دارای سیستم مدیریت عملکرد موثر بود، 71 درصد اظهار داشتند که مدیران آنها در خصوص ارائه بازخورد و مربیگری آموزش دیده اند. در واقع، بخش عمده ای از عادلانه بودن یک فرایند مدیریت عملکرد وابسته به توانایی مربیگری مدیران آنهاست.
تجربه و تحقیقات ما در مسیر تحول مدیریت عملکرد در بین سازمان های بزرگ سه روش را در ایجاد قابلیت های مدیران خصوصا در محیط های ترکیبی و مجازی پررنگ ساخته است.
1- دوره های کوتاه مجازی با تمرکز بر مهارت های خاص. بسیاری از سازمان ها جلسات آموزشی کوتاه  مجازی حین کار را بعنوان منبع مهمی در کنار سایر فرایندهای مدیریت عملکرد بکار می گیرند. بعنوان مثال، ممکن است مدیران قبل از شروع مکالمات فردی با کارکنان و ارائه گزارش های مستقیم برای بحث و مکالمه درخصوص اهداف عملکردی ایشان، یک آموزش کوتاه مدت هدفگذاری  را دریافت نمایند. مدیران می توانند از خطوط راهنما و دستورالعمل های سریعی در مورد نحوه ارائه بازخورد عملی و مبتنی بر نقاط قوت حتی با تماشای یک کلیپ کوتاه قبل از شروع جلسه گفتگوی مربیگری دشوار بهره گیرند.

یک سازمان پیشرو در تجارت الکترونیک، پس از بررسی مکالمات حلسات توسعه بعنوان "یک لحظه حقیقی" در فرایند مدیریت عملکرد، به توسعه یک ابزار ترکیبی فیزیکی- دیجیتال دست زد که شامل کارت های بخش بندی شده ای در رابطه با مسیر رشد کارکنان و ویدئوهای کوتاه بری پشتیبانی مدیران در جلسات بحث و گفتگوی آنها می باشد. آنها می توانند روش های موثری برای ایجاد قابلیت های مورد نیاز در مقیاس واحدهای تجاری مختلف و بر اساس مناطق جغرافیایی مختلف خلق نمایند.

2- راهنمای آموزشی بموقع: یکی دیگر از ابزارهای موثر، اشتراک گذاری اینفوگراف ها و ایمیل های کوتاهی است که 3 تا 5 نکته مهمی را که مدیران هنگام ارتباط با کارکنان خود باید درنظر داشته باشند، گوشزد می کند. در یک بانک معاملاتی سرمایه گذاری پیشرو، قبل از بستن یک معامله، به رهبران نکات مربیگری در رابطه با ساختار بحث های توسعه اعضای تیم داده می شود. این امر به رهبران کمک می کند تا بازخورد عملیاتی مناسبی را بموقع دریافت کنند.

3- ساعات اداری مجازی : برخی از بحث های بازخورد شامل مباحث سخت تری است که نیازمند آمادگی بیشتر است. در یکی از بانک های جهانی، رهبران منابع انسانی ساعات کار مجازی یا جلسات زوم را برای کمک به مدیران در آماده ساختن ایشان در بحث های توسعه آینده ارائه داده اند. این جلسات شامل مهارت های ایفای نقش، راهنمایی در خصوص نحوه پرسش سوالات دشوار و ارائه بهترین شیوه ها برای حمایت و توسعه کارکنان در شرایط خاص است.
توجه به این نکته مهم است که توسعه مداوم می تواند در زمانی که با محیط های آشفته سرو کار داریم، به کاهش اضطراب کارکنان در خصوص ارزیابی عملکرد کمک کند. بحث های مکرر موجب می شود تا مدیران درک واضح تری از کارهایی که افراد انجام می دهند، نقاط قوت و زمینه های توسعه آنها داشته باشند. علاوه بر این، دیگر کارکنان در زمان دریافت بازخورد احساس سردرگمی نداشته و مهم تر از همه، چون احساس می کنند که صدای آنها شنیده می شود انگیزه بیشتری پیدا می کنند و در مسیر عملکرد خود تشویق می گردند . از طرفی به مدیران کمک می کند تا درک کنند چگونه در این زمان پر فراز و نشیب به رشد و ایجاد انگیزه در کارکنان خود اهمیت بیشتری قائل شوند.
نویسندگان :
سابرین چادهاری[1] : از سازمان‌ها در طیف وسیعی از موضوعات استراتژی و استعداد پشتیبانی می‌کند و متخصص در طراحی مجدد مدیریت عملکرد، پیوند دادن استعدادها به ارزش، و پیشبرد تنوع، برابری و جامعیت است.
برایان هنکوک  [2]: از مشتریان بخش خصوصی، دولتی و عمومی از طریق مشاوره تخصصی در مدیریت استعداد، طراحی سازمانی و توسعه نیروی کار پشتیبانی می کند
اووان ویلیامز  [3]: به مؤسسات مالی در مورد سازمان، افراد و موضوعات استراتژی مشاوره می دهد تا کارایی و اثربخشی آنها را افزایش یابد
 
ترجمه از وبلاگ موسسه مکنزی